○柳泉園組合物品管理規則
平成12年3月23日
規則第13号
目次
第1章 総則(第1条―第14条)
第2章 出納(第15条―第20条)
第3章 保管(第21条―第23条)
第4章 供用(第24条―第31条)
第5章 所管替え、組替え、不用品の処分等(第32条―第36条)
第6章 帳簿諸表(第37条・第38条)
第7章 引継ぎ、検査及び監督責任(第39条―第43条)
第8章 補則(第44条―第46条)
附則
第1章 総則
(通則)
第1条 柳泉園組合(以下「組合」という。)の物品の管理事務に関しては、別に定めるものを除くほか、この規則の定めるところによる。
(1) 課 柳泉園組合組織規程(平成元年柳泉園組合規程第1号)第2条第1項に規定する課をいう。
(2) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(3) 管理 物品の出納、保管、供用、組替え及び不用品の処分をいう。
(4) 供用 物品をその用途に応じて、職員に使用させることをいう。
(5) 使用者 物品を共に使用する職員のうちの上席者及び物品を専ら使用する職員をいう。
(6) 所管替え 課の間において、物品の所管を移し替えることをいう。
(7) 組替え 物品をその属する区分から他の区分に移し替えることをいう。
(8) 処分 物品の本来の用途を廃し、供用することができなくなった物品又は供用する必要がなくなった物品を売却し、又は廃棄することをいう。
(物品の管理事務の指導統括)
第3条 物品の管理事務の指導統括は、会計管理者が行う。
2 会計管理者は、物品の管理事務に関して必要があるときは、報告を求め、又は調査することができる。
(年度区分)
第4条 物品の出納は、会計年度をもって区分しなければならない。
2 物品の出納の年度区分は、その出納を執行した日の属する年度による。
(物品の目的別分類)
第5条 物品は、その適正な供用を図るため、歳出予算で定める物品に係る経費の目的に従い、分類しなければならない。
2 前項の分類は、歳出予算の款別に行うものとする。
(物品の区分等)
第6条 物品は、次に掲げる区分に従い、品名別に整理しなければならない。
(1) 備品 機械、器具等の物品及び使用により品質、形状を変化することなく比較的長期間継続して使用に耐える物品(設備に属するものを除く。)
(2) 消耗品 その性質が使用することによって消費され、若しくは損傷しやすい物品又は長期間の使用に耐えない物品
(3) 材料品 ある物品を生産するための原料又は工事、工作等のために消費される物品
(4) 動物 獣類、鳥類、魚類等で飼育するもの
(5) 不用品
(1) 備品に該当するもののうち、次条に定める価格が1万円未満のもの並びに美術品及び骨とう品以外のガラス製品、陶磁器等の破損しやすいもの
(2) 記念品、褒賞品その他これらに類するもの
(3) 観賞用小動物
(4) 前3号に掲げるもののほか、使用目的が特殊なため管理者が備品又は動物として扱うことが不適当と認めるもの
3 物品の細目及び分類については、別に定める。
(物品の価格)
第7条 物品の価格は、次に掲げるところにより定める。
(1) 購入物品は、その購入価格
(2) 生産品又は工事、委託等により発見若しくは発生した物品は、その評定価格
(3) 贈与若しくは寄附又は交換に係る物品は、その時価。ただし、その価格が不明の場合は、評定価格
(記載事項の訂正)
第8条 物品の管理に関する帳簿及び証拠書類の記載事項は、訂正(削除を含む。以下同じ。)することができない。
2 物品の管理に関する帳簿及び証拠書類の記載事項で、やむを得ない場合において訂正しようとするときは、訂正部分に2本の線を引いて認印を押し、その上部又は右側に正書して、訂正した文字は明らかに読めるようにしておかなければならない。
3 前項の規定により訂正したときは、欄外に「訂正」の表示をして、作成者の認印を押さなければならない。
(物品出納員の設置)
第9条 管理者は、会計管理者の事務を補助させるため、総務課に物品出納員1人を置く。
2 前項の物品出納員は、総務課長をもって充てる。
3 管理者は、物品出納員を任免したときは、その職氏名及び担任区分を直ちに会計管理者に通知しなければならない。
4 物品出納員が事故又は不在のためその事務を処理することができないときは、管理者から指定された者がその事務を代行する。
(会計管理者の事務の一部委任)
第10条 会計管理者は、物品出納員に物品の出納及び保管に関する事務を委任する。
(物品管理者の設置)
第11条 課に物品管理者1人を置く。
2 物品管理者は、課長をもって充てる。
3 物品管理者は、会計管理者の指導監督の下にその職務を行う。
4 物品管理者に事故があり、その事務を処理することができないときは、あらかじめ物品管理者が指定した職員がその事務を行う。
(物品の出納に関する事務手続)
第12条 課に属する物品の出納通知に関する事務の手続は、物品管理者が行う。
2 物品管理者は、物品の出納に関する通知書を発行しようとするときは、会計年度、所管する課、分類、区分、品名、数量及び納品者又は受領者並びに受入れ又は払出しの時期、理由等が適正であるか否かを調査しなければならない。
3 物品の出納通知は、購入又は製造の請負に係る物品に限り、柳泉園組合契約事務規則(平成11年柳泉園組合規則第5号。以下「契約事務規則」という。)第85条に規定する通知をもってこれに代えることができる。
(物品取扱員の設置)
第13条 課に物品取扱員1人を置く。
2 物品取扱員は、課の契約事務を取り扱う係長又は主査のうちから物品管理者が指定する。
3 物品取扱員は、物品の請求、受領、交付、保管、返納その他の事務に従事する。
4 物品取扱員が事故又は不在のためその事務を処理することができないときは、物品管理者から指定された者がその事務を代行する。
5 物品管理者は、第2項の規定により物品取扱員を指定したときは、その職氏名及び担任区分を直ちに会計管理者に通知しなければならない。
(物品出納通知書の審査)
第14条 物品出納員及び物品取扱員は、物品の出納に関する通知書を受けたときは、その内容を審査し、次の各号のいずれかに該当するときは、当該物品の出納に関する通知書を物品管理者に返付しなければならない。
(1) 内容に過誤があるとき。
(2) 受入れ又は払出しの理由が適正でないとき、又は明らかでないとき。
(3) 受入れ又は払出しの区分、品名、数量等が適正でないとき。
(4) その他法令に違反すると認めたとき。
第2章 出納
(購入等に伴う受入れ)
第15条 物品管理者は、物品の購入又は製造の請負に係る契約の決定があったときは、物品出納通知書を物品取扱員に送付しなければならない。
2 物品取扱員は、物品の納入があったときは、物品出納通知書の内容に適合しているか否かを確認して当該物品を受け入れなければならない。
(その他の受入れ)
第16条 物品管理者は、次に掲げる物品についてその受入れの決定があったときは、物品出納通知書を物品取扱員に送付しなければならない。この場合において、物品取扱員は、物品受領書と引き換えに当該物品を受け入れなければならない。
(1) 生産品
(2) 作業、製作、工事等により発見又は発生した物品で組合の所有に属するもの
(3) 贈与若しくは寄附又は交換により受け入れる物品
(4) 不動産等の従物で公有財産に属しなくなったもの
(5) 拾得品で組合の所有に属するもの
(6) 前各号のほか、受入れを適当と認める物品
(消耗品の請求及び払出し)
第17条 物品管理者は、総務課が管理する消耗品を供用しようとするときは、あらかじめ総務課長が指定する日までに消耗品請求書を作成して、総務課長に送付しなければならない。ただし、緊急に消耗品を供用する必要があるときは、この限りでない。
2 総務課長は、前項の規定による消耗品請求書の送付があったときは、内容を審査の上、払出しをするものとする。
(供用物品の払出し)
第18条 物品管理者は、物品を供用する必要があるときは、物品出納通知書を物品取扱員に送付しなければならない。
(贈与物品等の払出し)
第19条 物品管理者は、次に掲げる物品について、その払出しの決定があったときは、物品出納通知書を物品取扱員に送付するとともに、受領者から物品受領書を徴し、物品引渡書を添えて物品を引き渡さなければならない。
(1) 売払いを目的とする物品
(2) 贈与若しくは寄附又は交換のため払い出す物品
(3) 工事、製造等の請負契約に伴い支給する材料品
(出納手続の省略できる物品)
第20条 次に掲げる物品については、出納手続を省略することができる。
(1) 飲料水、ガス、電気
(2) 式典、会合等の催物の現場で直ちに消費する物品
(3) 新聞、官報、雑誌その他これらに類する物品
(4) 前3号のほか、会計管理者がその出納手続を省略することを適当と認めたもの
第3章 保管
(保管の原則)
第21条 物品は、組合において良好な状態で常に供用又は処分することができるように保管しておかなければならない。
(保管責任)
第22条 課に属する物品で、1人の職員が専ら使用する物品についてはその職員(以下「専用者」という。)が、課で供用する物品及び在庫品については物品管理者の指揮のもとに物品取扱員が、保管の責任を負うものとする。
2 職員が専用する物品とは、執務のため貸与されたもの及び車両その他の機器で管理を命ぜられたものをいう。
(寄託)
第23条 物品管理者は、物品の保管上特に必要があると認めるときは、あらかじめ物品出納員と協議して組合以外の者に物品を寄託することができる。ただし、重要物品の寄託については、会計管理者と協議しなければならない。
2 物品管理者は、前項の規定による物品の寄託の決定があったときは、物品出納通知書を物品取扱員に送付しなければならない。この場合において、物品取扱員は、寄託を受ける者に物品受領書と引換えに、物品引渡書を添えて当該物品を引き渡さなければならない。
3 寄託物品の返還については、第2項の規定に準じて処理しなければならない。
第4章 供用
(供用)
第24条 物品取扱員は、物品を職員の供用に付するときは、専用者が使用する物品については、その者から使用印を徴さなければならない。ただし、消耗品、材料品及び動物については、この限りでない。
2 物品取扱員は、金券類その他会計管理者が指定する物品については、物品受払簿を備え、その使用状況を明らかにしておかなければならない。
(物品の返納)
第25条 物品管埋者は、使用者が休職、退職、転勤その他の理由により物品を使用する必要がなくなったとき、又は物品が使用に耐えなくなったときは、直ちに物品取扱員に命じ、当該物品を回収しなければならない。
2 物品管理者は、前項の規定により物品の回収をしたときは、他の職員に使用させる場合を除き、物品出納通知書を添えて当該物品を物品出納員に返納しなければならない。
(供用不適品の報告)
第26条 物品取扱員は、供用中の物品のうち、修繕又は改造を要するものがあると認めたときは、その旨を物品管理者に報告しなければならない。
(供用不適品の処理)
第27条 物品管理者は、前条の報告を受けたときは、当該物品の修繕に必要な措置を講じなければならない。
2 物品取扱員は、前項の規定により物品を修繕する場合は、契約の相手等から物品受領書を徴した上、物品を引き渡さなければならない。
(備品の整理)
第28条 物品出納員は、備品の供用状況等を把握するため、備品台帳を備え、品目及び数量等を整理するとともに、物品管理者に命じて備品ラベルを張り付けさせ、その供用状況を明らかにしておかなければならない。ただし、取得時の価格が1点1万円未満の備品又は公印等他の規則及び訓令等により整理している場合は、この限りでない。
2 物品出納員は、取得時の価格が1点30万円以上の備品(以下「重要物品」という。)について、毎会計年度間における増減及び毎会計年度3月末日の現在高を調べ、翌年度の5月末日までに会計管理者に報告しなければならない。
(消耗品の整理)
第29条 物品出納員は、総務課で管理する消耗品の受け払い状況を明らかにするため、消耗品出納簿を備え、品目及び数量等を整理しなければならない。
(材料品の整理)
第30条 物品出納員は、材料品の受け払い状況を明らかにするため、材料品出納簿を備え、品目及び数量等を整理しなければならない。
2 材料品は、受入価格を付し、受入価格が不明なものについては、購入見込価格によって整理しなければならない。
(動物の整理)
第31条 物品出納員は、動物の供用状況を明らかにするため、動物出納簿を備え、品目及び数量等を整理しなければならない。
第5章 所管替え、組替え、不用品の処分等
(所管替え)
第32条 物品出納員は、物品を効率的に供用するため必要があると認めるとき、又は物品管理者から請求があったときは、その物品について所管替えをすることができる。
2 前項の所管替えは、次に定める手続により行わなければならない。
(1) 物品の受入れをする課の物品管理者は、払出しをする課の物品管理者と連名の上、物品移動通知書を物品出納員に送付する。
(2) 前号の物品移動通知書を受けた物品出納員は、受入れをする課の物品取扱員に物品引渡書を交付し、物品受領書と引き換えに物品を引き渡すこと。
(3) 第1号の物品移動通知書を受けた物品出納員は、当該物品の所管替えの整理をする。
3 集中購買により受け入れた物品を他の課に所管替えするときは、前項の規定にかかわらず、次により処理しなければならない。
(1) 物品の払出しをする課の物品管理者は、物品出納通知書を発行し、物品出納員に送付するとともに、物品引渡書を作成し、物品を受け入れる課の物品管理者に送付すること。
(2) 物品引渡書を受けた物品管理者は、物品出納通知書を発行し、物品出納員に送付すること。
(組替え)
第33条 物品出納員は、物品で本来の用途に供することができないと認めるものがあるとき、又は物品管理者から請求があったときは、他の区分に組替えすることができる。この場合において、他の用途に供する見込みがないと認められるものについては、不用品に組替えしなければならない。ただし、重要物品の組替えについては、会計管理者に協議しなければならない。
2 前項の決定があったときは、物品管理者は、物品移動通知書を発行し、物品出納員に送付して当該物品の組替えの整理をしなければならない。
(不用品の処分)
第34条 物品管理者は、不用品の処分をしようとするときは、物品出納員と協議しなければならない。
(1) 売却の価格が売却に要する費用を償えない物品
(2) 買受人がいない物品
(3) 前2号のほか、売却を不適当と認める物品
3 前項各号の物品の廃棄処分は、破砕又は焼却の方法によるものとする。
(物品の貸付け)
第35条 物品は、貸付けを目的とするものを除くほか、貸し付けてはならない。ただし、事務又は事業に支障を及ぼさないものについては、この限りでない。
2 前項ただし書の規定により貸し付ける場合の貸付期間は、特別の事情のない限り、1月を超えることはできない。
(残品の処理)
第36条 物品出納員は、年度末現在の保管物品については、繰越しに係る出納通知があったものとみなして、翌年度の同一の分類に繰り越して整理しなければならない。
2 事業の打切り、終了等の場合で、残品があるときは、組替え又は所管替えをした上、効率的に供用しなければならない。
第6章 帳簿諸表
(会計管理者又は物品出納員の帳簿)
第37条 会計管理者又は物品出納員は、次に掲げる帳簿のうち必要なものを備えて、整理しなければならない。
(1) 備品台帳
(2) 消耗品出納簿
(3) 材料品出納簿
(4) 動物出納簿
(5) 不用品出納簿
(6) 貸付品、寄託物品整理簿
2 物品取扱員は、貸付品整理簿を備え、貸付けを目的とする物品の貸付けに関し必要な事項を記載しなければならない。
3 帳簿は、毎年度作成しなければならない。ただし、余白の多い帳簿については、年度区分を明確にして継続使用することができる。
(帳簿記載上の注意)
第38条 帳簿の記載は、物品出納通知書等によらなければならない。
2 前項に規定するもののほか、帳簿の記載に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。
(1) 各口座の索引を付けること。
(2) 各欄の事項及び金額は、さかのぼって記入しないこと。
(3) 年度末に年度計を記入し、繰越しの整理をすること。
第7章 引継ぎ、検査及び監督責任
(物品管理者等の事務引継ぎ)
第39条 物品管理者、物品出納員又は物品取扱員が異動したときは、引継ぎ原因発生の日から10日以内に、前任者は、その事務を後任者に引き継がなければならない。
2 前項の引継ぎをするときは、双方立ち会いの上、帳簿及び関係書類と物品の照合をし、物品管理者及び物品出納員は会計管理者に、物品取扱員は物品管理者に引継報告書を作成し、提出しなければならない。
3 組織変更に伴い、その所管に属する事務の全部又は一部がその所属を異にしたときは、前2項の規定に準じて引継ぎをしなければならない。
(自己検査)
第40条 物品管理者は、毎年度1回その所管に属する物品の管理事務及び使用者の物品の使用状況について検査をしなければならない。
2 物品管理者は、前項の検査を行うときは、職員のうちから検査員を命じて、その所管に属する物品の検査をさせなければならない。
3 検査員は、検査終了後10日以内に検査報告書を作成し、物品管理者に報告しなければならない。
(会計管理者の検査)
第41条 会計管理者は、必要があると認めるときは、職員のうちから検査員を命じて、前条第1項の物品の管理事務について、直接検査をすることができる。
2 会計管理者は、前項の検査を実施しようとするときは、その対象、項目、日時及び場所並びに検査員の職氏名をあらかじめ物品管理者に通知しなければならない。
3 検査員は、検査終了後10日以内に検査報告書を作成し、会計管理者に報告しなければならない。
4 会計管理者は、前項の規定により報告を受けたときは、その内容を関係物品管理者に通知しなければならない。
(監督責任)
第42条 会計管理者は、物品の管理事務について、物品出納員、物品管理者及び物品取扱員を監督しなければならない。
2 物品管理者は、供用中の物品について、その使用者を監督しなければならない。
(亡失損傷の報告)
第43条 物品取扱員及び物品の使用者は、その保管している物品について、亡失又は損傷があったときは、直ちに物品事故報告書を作成し、物品管理者に提出しなければならない。
2 物品管理者は、前項の報告その他により当該所管に属する物品について、亡失又は損傷の事実を知ったときは、そのてん末に意見を付して物品出納員及び会計管理者を経て管理者に報告しなければならない。
第8章 補則
(この規則の規定を準用する動産)
第44条 この規則の規定は、地方自治法施行例(昭和22年政令第16号)第170条の5第1項に規定する占有動産及び基金に属する動産の管理事務について、これを準用する。
(付属様式)
第45条 この規則の施行について必要な様式は、管理者が別に定める。
(委任)
第46条 この規則に定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成12年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行前に行われた物品の管理に関する手続その他の行為は、この規則による相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
附則(平成19年規則第2号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。